Unified Communications: Risikofaktor Cloud?

Mai 16, 2019
Sabrina Fessik

Autor

Sabrina Fessik

Marketing Specialist DACH

Der Einsatz von Cloud-Diensten ist für einige Unternehmen bereits zum neuen Standard geworden, aber wie sieht es eigentlich im Bereich Unified Communications (UC) aus? Hier scheuen Unternehmen noch immer den entscheidenden Schritt. Aber warum eigentlich? Werfen wir doch mal einen Blick auf die möglichen Ursachen.

Warum Unternehmen zögern, UC in die Cloud zu verlagern

Wenn ein Unternehmen ihre UC-Komponenten in die Cloud verschiebt, besteht zunächst immer ein gewisses Risiko. So müssen Sie sich zunächst um das WAN-Design Ihres eigenen Netzwerkes kümmern und der Cloud-Verkehr muss auf dem schnellsten Weg in der Cloud priorisiert werden, während zentrale Internet-Breakouts und Web-Proxies tabu sind. Zusätzlich müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Internet Provider auch all die Leistungen erbringt, die Sie benötigen. Besonders letzteres ist häufig ein Grund, warum viele Unternehmen zögern, auf die Cloud umzusteigen.

UC soll eine starke, konsistente und kohärente Kommunikation am Arbeitsplatz schaffen und zwar unabhängig davon, wo wir uns auf der Welt befinden oder ob Sie sich im selben Raum wie Ihre Kunden, Kollegen und Partner aufhalten. Treten also gravierende Probleme zwischen Ihrem internen Netzwerk und Ihren UC-Komponenten auf, dann ist eine effektive Kommunikation und reibungslose Zusammenarbeit gestört. Ein wichtiger Grund, weshalb Unternehmen nach anderen Alternativen suchen und beispielsweise eher ein hybrides Model für ihre Kommunikation oder einen UCaaS-Ansatz favorisieren – oder einfach auf das Setup setzen, das ohnehin schon im Einsatz ist.  

Finden Sie die richtige UC-Umgebung für Ihre Bedürfnisse

Egal, ob Sie zögern, in die Cloud zu migrieren oder nicht, planen Sie Ihren Übergang im Vorfeld sehr genau. Lassen Sie uns daher einen Blick auf die verschiedenen UC-Umgebungen werfen, die Ihnen zur Verfügung stehen:

  • On-Premises – On-Premises für UC umfasst eine interne Infrastruktur, die lokal im Rechenzentrum Ihres Unternehmens ausgeführt und gespeichert wird und somit all Ihren individuellen Anforderungen gerecht wird. All Ihre Telefone, Chat-Systeme, Videofunktionen und mehr werden also von Ihnen gestellt und gehostet. Ein lokaler Ansatz wie dieser ist sinnvoll, wenn Sie sich mehr aktive Kontrolle über Ihre Systeme und Prozesse wünschen oder sehr strenge Datenschutz- und Compliance-Auflagen erfüllen müssen. Beachten Sie allerdings, dass bei einer lokalen Lösung die Ausführung von Upgrades und anderen Korrekturen erheblich mehr Zeit in Anspruch nimmt und auch deutlich höhere Kosten sowie eine eingeschränkte Skalierbarkeit nach sich zieht. Sollten Sie verstärkt auf Videokommunikation setzen, kann sich eine starre lokale Infrastruktur negativ auf die Qualität und Performance Ihrer Besprechungen auswirken.
  • Hybrid – Bei einem hybriden UC-Ansatz halten Sie einige Ihrer Systeme lokal vor, während Sie ausgewählte Komponenten bereits in die Cloud verlagern – Sie setzen also auf ein Mischmodell. Hybride Ansätze sind attraktiv für Sie, wenn Sie (noch) keinen vollständigen Wechsel in die Cloud wünschen und vorhandene Infrastruktur in ihrem bestehenden Setup weiter nutzen möchten, die Skalierbarkeit aber verbessern möchten. Bevor Sie sich für dieses Modell entscheiden, sollten Sie jedoch unbedingt prüfen, ob Ihr aktueller Internet Provider die erforderliche Bandbreite zur Verfügung stellen kann.
  • UCaaS – Unified Communications as a Service, oder kurz UCaaS, beschreibt die Übertragung Ihrer UC-Lösung in die Cloud und an einen erfahrenen Lösungsanbieter, zum Beispiel Microsoft oder Google. Über diese Anbieter beziehen Sie Ihre gesamte UC-Plattform (etwa Microsoft Office 365 oder Google G Suite), die Sie weltweit an allen Unternehmensstandorten implementieren können. Besonders in einem globalen Umfeld mit standortübergreifenden Teams und schnellen Business-Prozessen hilft UCaaS, Entscheidungen zu beschleunigen. Zu guter Letzt erfordert UCaaS weniger Investitionskosten bei größtmöglicher Flexibilität. 

Achten Sie auf wichtige Indikatoren

Nachdem Sie jetzt über ein gutes Verständnis für die verschiedenen Umgebungen entwickelt haben, müssen Sie das richtige Setup für Ihr Unternehmen finden und die für Sie wichtigsten Faktoren festlegen:

  • Kosten – Die Kosten für eine effiziente Kommunikationsstruktur können sich je nach der von Ihnen gewählten Vorgehensweise schnell summieren. So fallen bei einer lokalen oder hybriden Umgebung zusätzliche Kosten für den Aufbau der Infrastruktur sowie deren Management an.
  • Kontrolle – Wenn Sie sich für einen UCaaS-Ansatz entscheiden, legen Sie einen Großteil der Verantwortung und Kontrolle in die Hände eines Drittanbieters. Setzen Sie dagegen auf On-Premises, halten Sie weiterhin alle Fäden in der Hand. Es ist eine grundsätzliche Entscheidung, wie Sie sich und Ihr Unternehmen positionieren möchten. Für UCaaS sprechen die große Flexibilität, höchste Sicherheitsstandards sowie erstklassige Service-Agreements.
  • Einfache Bedienung – Die Entscheidung für oder gegen eine große Kontrolle wird auch von der Einfachheit der Handhabung beeinflusst. Haben Sie beispielsweise die alleinige Kontrolle über Ihr Netzwerk, müssen Sie auch etwaige Probleme selbst lösen. Wägen Sie daher die Vor- und Nachteile bei der Auswahl der passenden UC-Ansatzes gut ab.
  • Bandbreite – In einer Cloud-Umgebung müssen Sie sicherstellen, dass genügend Bandbreite für den Betrieb Ihrer UC-Dienste verfügbar ist. Das erfordert einige Testläufe, bevor Sie vollständig auf einen Cloud-Betrieb umstellen. Sollte die Bandbreite nicht ausreichen, ist eine Cloud-Lösung eventuell nicht die richtige Wahl für Ihr Unternehmen.
  • Zusammenarbeit – Denken Sie abschließend auch darüber nach, wie Ihre Kollegen im Unternehmen zusammenarbeiten. Beeinflussen gelegentliche technische Probleme diese etablierten Prozesse? Wie sieht die typische Belegschaft aus – arbeiten viele Kollegen von Zuhause oder unterwegs; sind Teams auf mehrere Standorte verteilt? Wie wichtig sind schnelle und kurze Abstimmungswege, auch über Landesgrenzen und Zeitzonen hinweg?

Wo Cloud eine wichtige Rolle spielt

Nun, da Sie auch Ihre UC-Wünsche und Anforderungen kennen, überlegen wir uns, wo ein Cloud-Ansatz eine positive Rolle spielt. Wenn die Technologie und andere Hardware veraltet sind, prüfen Sie die Kosten, die anfallen, um sie zu ersetzen und zu aktualisieren. Wenn Sie diese Kosten addieren, stellen Sie möglicherweise fest, dass ein Wechsel in die Cloud deutlich attraktiver ist.

Ein weiterer, nicht ganz unwichtiger Faktor, ist die Expansionsplanung Ihres Unternehmens. Eine Organisation mit perspektivisch 1.000 Mitarbeitern kann die Strukturen, die Sie aktuell für 250 Mitarbeiter aufgebaut haben, schnell an die Grenzen bringen. Eine Cloud-Lösung wächst nahtlos mit Ihnen.

Zu guter Letzt denken Sie auch an die Zeit, die Sie benötigen, um alles auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn Ihr Unternehmen und somit auch Ihre Infrastruktur kontinuierlich wächst und Ihre Technologie zunehmend veraltet, kann es Monate oder sogar Jahre dauern, bis Sie Ihre UC-Umgebung wieder aktualisiert haben. Verlagern Sie Ihre Umgebung dagegen in die Cloud, sparen Sie Zeit und Ressourcen, die Sie für eine lokale Umgebung einplanen müssten.

Starten Sie durch

Die Entscheidung für einen bestimmten UC-Ansatz hat enorme Auswirkungen auf Ihre Organisation. Nehmen Sie sich daher unbedingt die Zeit, alle Erfordernisse zu bestimmen und dann zu entscheiden, ob Sie eine Cloud-Lösung als Risiko bewerten oder nicht. Allerdings sehen viele Unternehmen die Zukunft in der Cloud, daher lohnt es sich, Entscheidungen gegen die Cloud in regelmäßigen Abständen neu zu prüfen.

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