Software effektiv einkaufen mit PyraCloud

Juni 25, 2018
Sabrina Fessik

Autor

Sabrina Fessik

Marketing Specialist DACH

Die weltweiten IT-Ausgaben werden von Gartner Inc. im laufenden Jahr 2018 derzeit mit ca. 3,7 Mrd. $ beziffert, was einer Steigerung von 4,5% im Vergleich zu 2017 gleich kommt. Den IT-Ausgaben von Unternehmen werden sogar ein Wachstum von 9,5% für 2018 und ein weiteres von 8,4% für 2019, das einer Gesamtsumme von 421 Mrd. $ entspricht, vorhergesagt.

Während laut Deloitte für Software-Ausgaben weiter Wachstum angekündigt wird, haben sich Einkaufsleiter eine 78%ige Kostensenkung als Teil ihrer Top Business Strategy für 2018 zum Ziel gesetzt.  In diesem Zuge sind stabile IT-Strategien und -Prozesse zwingend erforderlich, um effektiv Software beschaffen und die Ausgaben dafür managen zu können.

Die wichtigsten Herausforderungen bei Software-Beschaffung und -Ausgaben

Wir haben fünf zentrale Herausforderungen identifiziert, denen Unternehmen immer entgegenstehen, wenn es darum geht, Software-Einkauf und -Ausgaben zu managen.

  1. Verteilte Einkaufskataloge über viele Anbieter hinweg
  2. Intransparente Einkaufsmodalitäten – Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder Einkaufshistorien
  3. Keine formalisierten Rechnungsprozesse mit Approval Workflows für die Bezahlung von Rechnungen
  4. Mangelnde Einblicke in Cloud-Entscheidungen, -Einkäufe, -Verbrauch und die Schatten-IT
  5. Mangelnde Kontrolle in Vertragsfragen und Verbrauchsmanagement und damit einhergehende unnötige Audit-Risiken

Im Zuge der Verlagerung in die Cloud, stehen Unternehmen im Zugzwang, umfassende Strategien zum Umgang mit den entsprechend anfallenden Software-Ausgaben zu entwickeln. Die Cloud bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich, wie die sog. Schatten-IT, neue Möglichkeiten des Einkaufs sowie neue Wege des Verbrauchsmanagement.
Eine andere Herausforderung stellt der Mangel an professionellen Einkäufern dar. Laut der Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2018 glauben 51% der Führungskräfte im Einkauf nicht daran, dass ihre aktuellen Teams auf einem annehmbaren Level arbeiten, um die gewünschte Ziele der Beschaffungsstrategien erfüllen zu können.

Wie können also SoftwareONE und PyraCloud helfen?

Gehen wir Schritt für Schritt durch die fünf oben genannten zentralen Herausforderungen und entdecken, wie SoftwareONE und PyraCloud bei jeder der genannten helfen können.

Verteilte Einkaufskataloge über viele Anbieter hinweg

SoftwareONE ist in über 80 Ländern der Welt präsent und hat Zugang zu mehr als 10.000 Software-Herstellern. PyraCloud bietet Kunden einen globalen Katalog, mit allen Herstellern und Angeboten auf einer einzigen Plattform vereint. Der Zugang zu globalen Preislisten mit Einsicht in lokale Währungen und Steuermodalitäten erlaubt es, die optimale Einkaufsoption zu wählen, um Kosten zu sparen. Kunden können PyraCloud nutzen, um ihre Kataloge nach Geschäftsanforderungen anzupassen, um Hersteller und Produkte einzugrenzen, die tatsächlich von ihrem Unternehmen genutzt und gebraucht werden. Sie können auch unternehmenskonforme Einkaufslisten aufsetzen und „Favoriten“ erstellen, um die Einkaufsprozesse zu straffen.

Intransparente Einkaufsmodalitäten – Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder Einkaufshistorien

PyraCloud bietet einen zentralen Überblick über alle Angebote, Bestellungen, Rechnungen und die Einkaufshistorie für Software, die über PyraCloud beschafft wurde. Aber auch wenn die Software über ein anderes System gekauft wurde, können die Informationen in die PyraCloud importiert werden. Angebote können dank der Katalog-Optionen für zugelassene Software schnell und einfach erstellt werden, und zusätzlich kann PyraCloud bereits vorhandene Einkaufssysteme im Zuge nahtloser Transaktionen integrieren.

Keine formalisierten Rechnungsprozesse mit Approval Workflows für die Bezahlung von Rechnungen

PyraCloud hilft Ihnen dabei, den Einkaufsprozess vom Angebot über die Bestellung bis zur Rechnungsstellung durch einen Approval Workflow zu managen. PyraCloud konsolidiert Rechnungen auf regionaler oder globaler Basis, um den Einkaufsprozess zu straffen. Mit den nötigen Einblicken in Ihre Angebote, Bestellungen und Rechnungen über eine einzige Plattform, erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Software-Ausgaben von der lokalen bis zur globalen Ebene.

Mangelnde Einblicke in Cloud-Entscheidungen, -Einkäufe, -Verbrauch und die „Schatten-IT“

Der Decision Calculator der PyraCloud erlaubt es Nutzern, ihre Cloud-Ressourcen und Service-Anforderungen zu spezifizieren. Unternehmen können die zur Verfügung gestellten Informationen nutzen, um festzulegen, welche Public Cloud-Optionen am besten zu den jeweiligen Anforderungen passen. Darüber hinaus bietet das Cloud Management Modul der PyraCloud völlige Transparenz im Hinblick auf die Cloud-Ressourcen, sodass Kunden diese verwalten, prüfen und nachverfolgen können, um ihre Kosten effektiv kontrollieren und nach Anbietern, Abteilungen oder Anwendungen hin optimieren zu können.

Mangelnde Kontrolle in Fragen von Verträgen und Verbrauchsmanagement und damit einhergehende unnötige Audit-Risiken

PyraCloud hilft Ihnen, Ihre Software-Verträge und Assets an einem zentralen Ort zu managen. PyraCloud verfolgt die Software Assets vom Punkt des Einkaufs an und erlaubt Nutzern so, sämtliche Vertragsdetails im Auge zu behalten – Lizenzvereinbarungsdaten, Berechtigungen und Verlängerungsdaten. Das PyraCloud EA True-Up Modul kann Ihnen dabei helfen, den Microsoft EA True-Up Prozess zu managen – ob lokal oder global, von der Sammlung bis zur Asset-Zuweisung. Der Renewal Manager hilft Ihnen dabei, Neuerungen im Auge zu behalten. Unser Risk Profiler kann Ihre bevorzugten Software-Hersteller basierend auf Installationen und Ausgaben analysieren, um festzustellen, welche Hersteller höhere Audit-Risiken bergen.

Das Fazit

Einkaufsrollen sind mit der Einführung von Cloud und Shadow-IT komplexer geworden. Es gibt einen Mangel an qualifizierten Ressourcen auf dem Markt, was den Druck auf Unternehmen erhöht, die ihre Einkaufseffizienz steigern und Kosten sparen wollen.
SoftwareONE hilft Kunden dabei, ihre Software- und Cloud-Kosten zu senken, den künftigen Verbrauch für Budget und Forecast vorherzusagen, Ausgaben nach Abteilung zu tracken und zu managen und Compliance-Risiken zu minimieren. PyraCloud hilft Kunden, ihre Software Portfolios von On-Premises zur Cloud zu managen und so deren Wert zu maximieren. Fordern Sie eine Live-Demo an.

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