Software Asset Management in Zeiten von SaaS

Oktober 4, 2018

Wir hier bei SoftwareONE schreiben schon seit geraumer Zeit über Software Asset Management. Denn wie wir  bereits in unserem Artikel „Implementierung eines Software Asset Management-Plans“ erwähnt haben, nutzen weltweit immer mehr Mitarbeiter Software für die Kommunikation, Organisation und Automatisierung ihrer täglicher Aufgaben. Das macht SAM zu einem geschäftskritischen Prozess.

Allerdings gibt es dabei einen Bereich, den wir noch etwas gründlicher beleuchten wollen. Und zwar wie SAM – sowohl der Prozess als auch die Tools – sich in einer Zeit weiterentwickeln, in der sich mehr und mehr Organisationen von On-Premises zur Cloud,  speziell Software as a Service (SaaS)-Anwendungen, zuwenden.

Gartner berichtete im April 2018, dass SaaS weiterhin das größte Segment im gesamten Cloud-Markt (inkl. BPaaS, IaaS und PaaS) bildet. Dabei wird bis zum Ende des Jahres 2018 ein Umsatzwachstum um bis zu 73,6 Mrd. USD erwartet und bis 2021 geschätzt, einen Anteil von 45% an den gesamten Ausgaben für Softwareanwendungen haben.

Ein weiterer Fakt unterstreicht die Bedeutung von SaaS in der Software Asset Management-Welt: Die global führenden Hersteller Flexera und ServiceNow haben erst kürzlich Meta SaaS und VendorHawk erworben, jeweils um Ihr SaaS-Ausgabenmanagement besser kontrollieren zu können. Andere SAM-Tool-Anbieter sind ebenfalls dabei, sich SaaS-Lösungen anzueignen, um Ihre vorhandenen SAM-Tool-Lösungen zusätzlich aufzupolstern. Je mehr Unternehmen den hybriden Ansatz für ihre Software wählen und so in die Lage geraten, zusätzlich zu ihren On-Premises-Assets immer mehr SaaS-Anwendungen managen müssen, desto wichtiger wird es, seine SAM-Prozesse und –Tools auf dem neusten Stand zu halten. Denn dies ist notwendig, um seine Cloud-Gesamtausgaben transparent unter Kontrolle zu halten.

NEUN FOKUSTHEMEN

Es gibt 9 Schlüsselbereiche, an die Sie bei der Implementierung Ihres SAM-Plans denken sollten:

1. Ausgaben und zusätzliche Kosten: SaaS kostet eine Menge. Jede Organisation, die SaaS-Lösungen verwendet, sieht, wie schnell sie wachsen. Das liegt daran, dass SaaS bewusst so konstruiert wird, dass es Mitarbeitern einfach gemacht wird, sich einzuloggen und andere Angestellte einzuladen, die Software ohne ständige Involvierung der IT-Abteilung nutzen zu können. Das führt dazu, dass das IT-Procurement die interne finanzielle Kontrolle über SaaS verliert. Ohne einen effektiven SaaS-Software Asset Management-Prozess können die Kosten so schnell außer Kontrolle geraten.

Die kommunizierten Preise mögen zunächst vorteilhaft erscheinen, aber zusätzliche Kosten können ziemlich schnell zusammenkommen. Übliche Zusatzkosten fallen für zusätzliche Nutzer, Anpassungen, Integrationen, Drittanbieter-Services, Trainings und Set-Up-Gebühren an.

Arbeiten Sie bereits früh im Prozess mit Ihrem Handelsvertreter zusammen, um genau zu verstehen, welche Zusatzkosten in Ihrem Fall entstehen könnten. Der beste Weg, um diese zu vermeiden, ist in der Regel, Anpassungen in der Funktionalität und Integration mit anderen Systemen zu vermeiden. Zusätzlich sollten Sie Fixraten für geplantes Wachstum aushandeln.

2. Compliance und Sicherheitsrisiken: Compliance ist im Lizenzbereich eine völlig andere als im Falle von Packaged Software. Es wäre naiv zu denken, dass der Erwerb einer SaaS-Lösung von Compliance-Problemen befreien würde. SaaS ersetzt schlicht das Compliance-Risiko mit Ausgabenmanagement-Risiken.

Falls Sie Ihre On-Premises-Software nicht compliant betreiben, verschwenden Sie Geld, indem Sie im Falle eines Audits hohe Summen riskieren. Im Falle von SaaS verschwenden Sie Geld, wenn Sie Ihre Nutzer oder Subscription-Level nicht proaktiv managen.
Ein Beispiel, um das zu verdeutlichen: Nehmen wir die Adobe Creative Cloud. Brauchen Ihre Nutzer nur 2-3 Anwendungen aus dem Creative Cloud-Katalog? In dem Fall wäre es für Sie das Beste, bloß eine Single App-Version der Creative Cloud anzuschaffen, anstelle eines Creative Cloud All Apps-Plans. Das ist ein Wert, der Ihnen eine gute Software Asset Management-Beratung liefern kann.

3. Laufzeit: Falls ein Hersteller Ihnen eine Langzeit-Subscription verkaufen will, empfehlen wir Ihnen, zuerst die kürzeste Laufzeit zu wählen – vielleicht ein oder zwei Jahre. Falls Sie einer längeren Laufzeit zustimmen – zwischen drei und fünf Jahren – stellen Sie sicher, dass Ihre Vereinbarung eine Ausstiegsklausel beinhaltet. Im Normalfall bietet Ihnen das ein spezifisches Zeit- und Optionsfenster, in welchem Sie den Vertrag rechtskonform auflösen können. Bspw. könnten Sie nach einem Monat der Nutzung aussteigen, aber nur innerhalb der ersten 90 Tage. Ein anderes Beispiel könnte sein, dass Sie eine Ausstiegsmöglichkeit erhalten, falls bestimmte Service-Levels nicht konstant gehalten werden.

4. Service Level Agreements (SLAs): Das SLA stellt die Verpflichtung des Herstellers dar, das System am Laufen zu halten. Es wird im Normalfall als Prozentsatz der Laufzeit ausgedrückt. Sie werden in den meisten Fällen eine Zahl um 99,9% herum lesen. Allerdings gibt es große Varianzen zwischen den einzelnen Berechnungen der Hersteller, um auf diese Zahlen zu kommen.

5. Verlängerungen: Gegeben dem Fall, dass der Verlängerungsprozess einen wichtigen Ausstiegsgrund aus einem schlechten Vertrag liefert, sowie die Möglichkeit zur Neuverhandlung, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Kontrolle besitzen, wenn das Datum zur Verlängerung näher rückt. Passen Sie auf „Evergreen“-Verlängerungen auf. Ein derartiger Vertrag verlängert sich automatisch, in den meisten Fällen 30 Tage nach seinem Ablaufdatum. Falls Sie eine solche „Evergreen“-Klausel entdecken, verlangen Sie nach ihrer Entfernung. Sollte sich ein Unternehmen dagegen weigern, stellt das eine rote Fahne dar.

6. Backups und Wiederherstellung: Falls Sie jeden Tag wertvolle Daten hochladen, sollten Sie sicher sein, dass der Anbieter auch täglich Backups anlegt. Die Art, wie Backups ausgeführt werden, ist ebenfalls wichtig. Manche Hersteller führen mehrere Backups über den ganzen Tag durch, während andere nur eine Version anlegen und diese überschreiben. Die Erstellung mehrerer, separater Einträge erlaubt Ihnen, auf vorherige Versionen der entsprechenden Dateien zuzugreifen, falls nötig. Das beansprucht eine Menge Speicher, weswegen Sie wahrscheinlich spezifisch danach fragen werden müssen. Die letzte Überlegung sollte noch sein, ob die Backups in einem separaten Datencenter gelagert werden. Ein solcher separater Speicherort bietet ein zusätzliches Polster gegen Datenverluste, bspw. im Falle eines Datencenter-Versagens des Hauptspeicherorts.

7. Datenexport: Schließlich sollten Sie auch eine Klausel zum Datenexport einfügen. Zwei Dinge sind hierbei essentiell. Sie sollten darauf achten, erstens immer die Eigentumsrechte Ihrer Daten innezuhaben, sowie zweitens stets zu wissen, wie man die Daten zurückbekommt. Das wird entscheidend in diesen zwei Szenarien:

  • Falls Sie unzufrieden mit dem System sind und zu einem Neuen wechseln möchten oder
  • falls der Hersteller das Geschäft aufgibt, und Sie Zugang zu Ihren Daten wollen, bevor Sie ein neues System ausgewählt haben.

8. Shadow IT: Der Begriff der Shadow IT  bezieht sich auf Technologien, die außerhalb der offiziellen Unternehmenskanäle angeschafft wurden und nicht vom IT-Team gemanagt werden. Ein typischer SAM-Plan mit On-Premises-Software beinhaltet Kontrollmechanismen, um sicherzustellen, dass sämtliche Software-Anschaffungen durch spezifische Beschaffungs- und Approval-Prozesse gehen.

Mit SaaS ist das nicht immer der Fall. Mitarbeiter können einfach die Unternehmenskreditkarte nutzen, um Dinge zu kaufen, wenn sie sie brauchen. Das kann ernsthafte Compliance-, Datenintegritäts- und Kostenprobleme aufwerfen, sowie bereits vorhandene On-Premises-Software gefährden.

Es ist essentiell sicherzustellen, dass die SAM-Kultur in Ihrer Organisationen Kontrollmechanismen auch für SaaS-Anwendungen umfasst und dass das von Ihnen genutzte SAM-Tool auch die SaaS-Nutzung beurteilen kann.

9. Total Cost of Ownership: On-Premises-Lizenzstrukturen tendieren dazu, klarer zu sein als die SaaS-Pendants, da sie normalerweise auf der Anzahl der Nutzer beruhen und nicht der Nutzung.

Wenn Sie SAM-Prozesse und –Tools für SaaS implementieren, achten Sie darauf, dass es auch kürzere Upgrade-Zyklen umfasst, entwickeln Sie ein Verständnis dafür, wie das Subscription-Modell tatsächlich funktioniert, und haben Sie einen Blick auf die Kosten für Serviceverlängerungen. Dann können Sie sich sicher sein, dass Sie einen völlig transparenten Einblick in die Kosten des SaaS-Modells für Ihr Unternehmen besitzen.

Viele Unternehmen setzen SaaS-basierte Anwendungen ein und haben keinerlei Einblick in die tatsächlichen Kosten dieser Anwendungen, bis zu dem Punkt, dass Ihr Cloud-Budget völlig aus dem Ruder läuft. SAM kann dabei helfen, diese Kosten und Ihr Budget unter Kontrolle zu halten.

SAM ist auch für SaaS!

SaaS-basierte Anwendungen nehmen derzeit im gesamten Geschäftsumfeld stetig zu. Es ist hierbei wichtig zu verstehen, wie unterschiedlich SAM On-Premises und in der Cloud funktioniert.

Gutes Software Asset Management wird folgende Punkte umfassen:

  • Entdeckung: Es legt offen, wer welche Subscription nutzt und welche Subscriptions bekannt sowie unbekannt sind. Unsere Software Asset Management Services fokussieren sich auf die Maximierung der Gewinne aus Ihren Software-Investitionen in die Cloud.
  • Kostenoptimierung: Es minimiert SaaS-Kosten, managt Lizenzverlängerungen und entwirft Ausgabenprognosen. Werfen Sie einen Blick auf unsere PyraCloud.
  • Überwachung & Alarm: Umfassende Aktivitätsübersicht – wer tut was? Dazu bekommen Sie Sicherheit in Form eines Alarms für riskantes Verhalten und verdächtige Zugriffe von Drittanbieter-Anwendungen.

Ein umfassender SAM-Plan umfasst all das. Sie erhalten volle Transparenz und Kontrolle über Ihre Assets sowie die anfallenden Kosten über Ihr gesamtes Portfolio hinweg.

Wenn Sie gerade erst die ersten Schritte auf Ihrem SAM-“Pfad” machen und Ihr Unternehmen viele SaaS-Lösungen nutzt, erfahren Sie hier mehr zu unserem SAMSimple-Angebot. Damit entwickeln Sie ein besseres Verständnis dafür, wie SAM Ihnen dabei helfen kann, den Wert Ihrer SaaS-Investitionen zu realisieren, unnütze Ausgaben zu kappen und Compliance-Risiken zu senken.

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