SAM im Mergers & Acquisitions -Projekt

Mai 7, 2019
Martin Fienhold

Autor

Martin Fienhold

Software Lifecycle Management Consultant

Autoren: Martin Fienhold, Josef Breitenlechner, Kristoffer Mills

Beim Kauf, Verkauf und Zusammenschluss von Unternehmen oder -teilen sind auch Software und andere IT-Assets betroffen. Sowohl vor als auch nach Tag-1 der rechtlichen Übergabe vom Verkäufer zum Käufer müssen viele Bereiche des Software Lifecycle Managements berücksichtigt werden. Ziel dabei ist es immer, rechtliche und kommerzielle Risiken zu minimieren, als auch insbesondere die Business Continuity zu Tag-1 sicherzustellen. Im Zuge dessen treten typische Fragen auf: Welche zusätzlichen Lizenzen sind erforderlich? Welche Lizenzen und Verträge müssen zu welchem Zeitpunkt übertragen werden? Welche Services müssen im Rahmen der IT-Migration von wem bereitgestellt werden? Wer haftet bei Nichteinhaltung von Softwareverträgen gegenüber den Softwareherstellern? Welche Auswirkungen ergeben sich durch die Transaktion auf bestehende oder auslaufende Verträge?

Kein M&A ohne Software Asset Management

Mangelndes Managementbewusstsein für SAM & IT Procurement, sowie fehlende Transparenz über die eingesetzte Software und deren zugrundeliegenden Verträge und End-User-License-Agreements (EULA), resultieren häufig in enormen rechtlichen und vor allem kommerziellen Risiken innerhalb des M&A Projekts. M&A-Transaktionen sind auch der Auslöser für viele Audits durch Hersteller, da diese über öffentlich bekannt gemachte Unternehmenszu- und Verkäufe sensibilisiert sind. Dies gründet auch darin, dass in M&A-Projekten viele SAM- und Vertragsthemen nicht ausführlich genug bewertet und abgearbeitet werden.

SAM kann am genauesten über die IT-Infrastruktur, Server-, Client und -Mobile-Applikationen, sowie Cloud-Dienste Auskunft geben. Basierend auf diesen Daten, können schließlich die betreffenden Fachbereiche und die IT zusammen bewerten, wann welche Assets zum Käufer übertragen werden können. Das gleiche gilt auch für die Analyse und Bewertung der bestehenden Verträge und wie sich die Transfer-Strategie der IT-Assets auf die zugrundeliegenden Verträge auswirkt. Je früher also SAM involviert wird – möglichst bereits zur Due Diligence – desto mehr Zeit bleibt, um Risiken zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen durchzuführen. Schließlich ist eine Verlängerung oder gar ein Scheitern des meist nur sechs bis neun Monate dauernden Projekts nicht möglich – „Failure is not an option“.

Transitional Services Agreements vs. Softwareverträge

Im Rahmen einer M&A-Transaktion wird vom verkaufenden Unternehmen erwartet, dass dieses weiterhin Dienstleistungen zur Unterstützung des nach dem Abschluss der Transaktion tätigen Unternehmens erbringt. Beide Parteien zeichnen daher ein Transition Services Agreement (TSA), das die Erbringung solcher Services regelt. Für die IT bedeutet das, dass jegliche IT-Ressourcen, die zu Tag-1 nicht vollständig migriert bzw. transferiert werden können, mit Hilfe von TSAs als IT-Service dem Käufer bereitgestellt werden müssen. Client-Applikationen sind zwar meistens weniger betroffen, jedoch laufen die TSA-Phasen für Server-Applikationen und komplexe IT-Systeme nicht selten bis zu zwei Jahre lang.

Für Softwareverträge des verkaufenden Unternehmens bedeutet das, dass während der TSA-Phase nicht-verbundene Unternehmen die Software nutzen und dadurch an den zugrundeliegenden Verträgen partizipieren. Die meisten Softwareverträge enthalten allerdings Regelungen, die eine gemeinsame Nutzung der Software durch nicht-verbundene Unternehmen verbieten, es sei denn diese enthalten bereits die erforderlichen Veräußerungs-Regelungen. Andernfalls muss diese Genehmigung in Form eines Vertragszusatzes oder eines „TSA Consent Letters“ vom Softwarehersteller eingeholt bzw. verhandelt werden. Infolgedessen entstehen zusätzliche und meist unvorhergesehene Softwareausgaben, die einen nicht unerheblichen Teil des gesamten Vertragsvolumens ausmachen. Es ist daher ratsam, den „TSA Consent“ nur dort einzuholen, wo dieser auch tatsächlich benötigt wird.

Komplexitätstreiber

Wie bei allen Initiativen im SAM-Bereich liegt durch die Nutzung unterschiedlichster Datenquellen für Hersteller, Applikationen, Verträge, Lizenz- und Kaufnachweise die größte Herausforderung bei der Datenqualität. Lücken bei der Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten sind dabei eher die Norm als die Ausnahme. Die Menge von meist mehreren hundert Softwareherstellern, die es in der Regel bei M&A-Projekten zu betrachten gilt, trägt ihren Teil dazu bei. Aufgrund des meist sehr engen Zeitrahmens ist allein die Erhebung aller benötigten Daten nicht vor Tag-1 zu realisieren. Aus diesem Grund müssen Softwarehersteller, Verträge und Applikationen bereits zu Beginn des Projektes nach kaufmännischen, geschäftskritischen und weiteren risikorelevanten Kriterien priorisiert werden.
Den Input dazu, sowie zur Definition der Herstellerstrategie, liefern neben SAM der Einkauf, das Contract- und Vendor Management, IT, die Rechtsabteilung als auch die jeweiligen Funktionsbereiche wie R&D, Marketing & Sales oder HR.

Das frühzeitige Verständnis der Rolle von SAM im M&A-Projekt, eine klare Kommunikation und die laufende enge Abstimmung im Projekt sind daher essentiell für den Projekterfolg. So wird die erforderliche Datenqualität sichergestellt und redundanter Aufwand – wie z.B. die Kommunikation mit den Softwareherstellern über unterschiedliche Kanäle – vermieden.

Das gesamtheitliche Vorgehen je Softwarehersteller wird folglich durch die Applikations-, Vertrags- und TSA-Strategie bestimmt. Alle drei Teilstrategien können sich allerdings noch kurz vor Tag-1 ändern. Ein effektives Change Management im Projekt ist also äußerst ratsam und nicht zu unterschätzen. Andernfalls besteht schnell wieder die Gefahr von Incompliance und vermeidbaren Mehrausgaben.

Shared vs. Dedicated

Der Transfer von Applikationen und Nutzungsrechten hängt stark davon ab, ob diese für den veräußerten Unternehmensbereich dediziert sind, oder gleichzeitig auch vom verkaufenden Unternehmen genutzt werden. Während sich die Migration von dedizierten Applikationen als ‚relativ‘ unkompliziert gestaltet, müssen gemeinsam genutzte („shared“) Applikationen aufwändig migriert werden. Ähnlich verhält es sich bei Softwareverträgen. Bei gemeinsam genutzten oder globalen Verträgen können oft lediglich die Kauflizenzen transferiert werden. Bei allen Vertrags- und Lizenztransfers müssen jedoch neben den Hersteller- und Vertragsbedingungen, auch die Bedingungen des Käufers berücksichtigt werden (wie z. B. Gerichtsstand, Anwendbares Recht, globale Nutzungsrechte, kommerzielle Konditionen oder auch M&A-Regelungen).

Fazit

Unternehmen müssen sich umfassend auf M&A-Transaktionen vorbereiten, sowie vorab das Bewusstsein für SAM und IT-Verträge schaffen. Durch eine gute Bewertung der SAM-Situation können mögliche Kosten und Risiken im Vorfeld transparent gemacht und somit ggfs. verhindert werden. Ein erforderlicher Schritt dabei ist, durch das Abschließen von TSAs die Business Continuity zu Tag-1 zu gewährleisten, ohne dabei gegen laufende Verträge zu verstoßen. So werden eventuelle Mehrausgaben gering gehalten. M&A-Projekte können durch die schiere Menge unterschiedlicher Verträge, Applikationen und anderer Vermögenswerte sehr komplex werden, wodurch eine Priorisierung der Software Assets nach kaufmännischen, geschäftskritischen und risikorelevanten Kriterien erforderlich ist. Da Prioritäten sich im Laufe des Projektes oft verändern, ist auch die Implementierung eines Change Managements für einen geordneten Projektverlauf von hoher Bedeutung.

Denn selbst nach Tag-1 folgen noch viele Aktivitäten, welche die Überwachung der TSAs, die Anpassung bestehender und neuer Softwareverträge oder auch die Neustrukturierung des Software- und Service Portfolios erfordern können. Eine frühzeitige Integration des Software Asset Managements ist daher essenziell.

Tags:

Hinterlasse eine Antwort