Wie wichtig es ist, Ihre Oracle E-Business Suite Lizenzen korrekt zu verwalten

September 12, 2017
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Zwar kennt man Oracle primär für seine Datenbank-Vorzeigeprodukte, doch das Unternehmen ist auch weltweit führend im Bereich Frontend-Applikationen. Dabei nehmen die ERP-Module von Oracle, gemeinhin als E-Business Suite oder kurz EBS bekannt, eine führende Rolle ein.

EBS bietet verschiedene Module für alles, was in einem Unternehmen zur Geschäftsführung benötigt wird, darunter auch Bereiche wie Personalwesen, Finanzen, Logistik usw. Wie bei jeder anderen Software auch sollten EBS-Kunden sicherstellen, dass sie zuverlässige Software-Asset-Management-Programme (SAM) einsetzen, da Oracle bei Hersteller-Audits gerne auch EBS-Lizenzen prüft. Es gibt jedoch einige individuelle Herausforderungen, wenn man seine EBS-Nutzung verstehen und die Compliance einhalten möchte. In diesem Beitrag geht es um einige dieser Herausforderungen und um die Wichtigkeit eines guten SAM-Verfahrens für EBS.

Mehrere Metriken, zahlreiche Risiken

Eine Herausforderung beim Software Asset Management für EBS besteht darin, dass Module nach vielen verschiedenen Metriken lizenziert werden, die jeweils ihre eigenen Compliance-Tücken aufweisen können. Die Vielfalt an Metriken und deren entsprechende vertragliche Ausgestaltungen führen beim Kunden oft zu Verwirrungen. Eine der am häufigsten genutzten Metriken in der EBS-Suite lautet zum Beispiel „Application User“, also Anwendungsbenutzer. Wie wir bereits in anderen Beiträgen beleuchtet haben, bezieht sich ein „Application User“ auf einen Benutzer, der auf das Programm zugreifen darf, unabhängig davon, ob er sich tatsächlich einloggt. Nach dieser Definition braucht jeder Benutzer eine Lizenz, dem in der Software kein Enddatum zugewiesen wurde (end-dated), selbst wenn er gar nicht mehr vom Unternehmen beschäftigt wird, und Oracle geht bei einem EBS-Audit davon aus, dass eine entsprechende Lizenz erforderlich ist. Viele Kunden vergessen, bei den Benutzern ein Enddatum einzutragen, und sehen sich folglich hohen Compliance-Gebühren gegenüber.

Analog zum „Application User“ verhält es sich bei einer anderen beliebten Lizenzmetrik, nämlich der Lizenzierung nach „Employee“, also Angestellten. Auch hier spielt es für die Lizenzierung keine Rolle, wie viele Benutzer die Software tatsächlich nutzen. Im Gegensatz zum „Application User“ ist hier aber auch die Zugriffsberechtigung für die Software irrelevant. Bei Lizenzierung von Modulen nach „Employee“ müssen Kunden Ihre komplette Belegschaft lizenzieren, unabhängig davon, wer tatsächlich auf die Software zugreift oder diese nutzt. Dies führt bei einigen Kunden zur Nichteinhaltung der Compliance, wenn die Mitarbeiteranzahl steigt, selbst wenn die Benutzer das EBS-Modul überhaupt nicht verwenden.

Manche EBS-Module werden nach Verbrauchsmenge lizenziert, nicht nach Anzahl von Benutzern oder Mitarbeitern. Oracle verkauft die Applikation „Internet Expenses“ zum Beispiel nach der Metrik „Expense Report“, also Kostenbericht. In diesem Fall müssen Kunden jeden Kostenbericht lizenzieren, der im System erstellt wird. Eine andere beliebte Applikation, die nach Menge lizenziert wird, ist das Auftragsmanagement, das nach der Anzahl von elektronischen Bestellzeilen, die mit dem Programm erstellt werden, lizenziert wird. Diese Arten von Modulen können leicht dazu führen, dass Kunden gegen die Compliance verstoßen, indem sie beim Kauf von Lizenzen einfach die Nutzungsmenge falsch berechnen. Wenngleich diese „mengenbasierten“ Programme häufig geringe Kosten pro Einheit verursachen, kann schnell ein großer Betrag zusammenkommen, wenn die Nutzung beim Kunden dessen Berechtigungen erheblich übersteigt.

Zusätzlich zu den oben erörterten Metriken gibt es zahlreiche andere, darunter „Record“ (Datensatz), „Trainee“ oder sogar „Kosten der verkauften Produkte in Millionen $“. Durch diese Vielfalt an Metriken wird die Verwaltung von EBS-Lizenzen deutlich komplexer.

Das Problem mit der Eigenkontrolle

Im Gegensatz zu vielen anderen Anwendungen, bei denen Administratoren den Zugriff, die Nutzung und letztendlich die Compliance ohne Probleme erkennen können, ist es ungewöhnlich kompliziert, die EBS-Compliance komplett zu begreifen. Bei EBS kann man Benutzern beliebig viele Zuständigkeiten im System zuweisen. Jede Zuständigkeit ist mit einer konkreten Anwendung verknüpft, die wiederum mit einem lizenzpflichtigen Produkt verknüpft ist. All dies miteinander zu verbinden, um zu verstehen, wer was in der EBS macht, ist ein komplizierter Prozess, der damit einhergeht, große Datenmengen zu exportieren und zu analysieren. Nicht zu vergessen wäre auch die alt hergebrachte Erfahrung damit, wie EBS-Applikationen mit lizenzpflichtigen Produkten verknüpft sind. Kurz gesagt, ist die Beurteilung der EBS-Compliance im Vergleich zu vielen anderen Applikationen leider ein hochspezialisierter Vorgang und kann für Oracle Kunden eine beängstigende Aufgabe darstellen.

SoftwareONE hilft dabei, die Komplexität der E-Business-Suite Lizenzierung zu entwirren

Wir klären routinemäßig für unsere Kunden, inwiefern deren EBS-Nutzung mit den eigentlichen Lizenzberechtigungen übereinstimmt, und helfen dabei, die EBS-Investitionen des Kunden zu maximieren. Dies erreichen wir, indem wir beleuchten, welche Abweichungen es zwischen dem eigentlichen Wert, den die Kunden realisieren, und dem Volumen, das Oracle als lizenzpflichtig ansieht, gibt. Unsere Empfehlungen für ein kontinuierliches EBS-Management helfen auch dabei, dass Kunden nicht gegen die Compliance verstoßen und potenzielle Audit-Risiken vermieden werden. Klicken Sie auf das Banner unten, um mehr darüber zu erfahren, wie SoftwareONE Sie in Bezug auf Oracle EBS unterstützen kann.

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